EU Pauschalreiserichtlinie

.BOSYS und die EU PRRL – ein schneller Überblick

Seit dem 01.07.2018 ist es soweit, die viel diskutierte EU-Pauschalreiserichtlinie (PRRL) ist in Kraft getreten.

Die Umsetzung der Richtlinie bzw. der Verordnung verändert die direkte Arbeit am Counter und auch einige nachgelagerte Prozesse. Als spezialisierter IT Dienstleister und aktives Mitglied in den DRV-Ausschüssen streben wir nach der besten Lösung für unsere Kunden im Reisevertrieb.

Neben der Anpassung bestehender Prozesse gibt es ab sofort auch vollständig neue Zusatzfunktionen, die u.a. im Zusammenhang mit der PRRL zum Tragen kommen. Hierzu zählen die Protokollierung und Dokumentation wichtiger Informationen und Aktionen direkt am Kunden, der Abruf von analysierten Formblättern, ein optional erhältliches Tool für digitale Unterschriften in Verbindung mit unserem Partner StepOver, die langfristige Speicherung spezifischer Daten im zusätzlich erhältlichen Dokumentenarchiv, sowie ein neues Opt-In-Verfahren für Marketingfreigaben.

Alle neuen Funktionen unterstützen die Umsetzung der Vorgaben aus der PRRL und bieten unseren Anwendern darüber hinaus noch mehr Komfort für die Aufgaben in der Reiseberatung und in der Administration von relevanten Daten.

 

 

 

 

Wichtiges rund um die PRRL zusammengefasst

 

Produktname und aktuelle Version

.BOSYS 2.2 Mid-und Back-Office mit der Version 2.2.805 (seit dem 21.06.2018 verfügbar)

 

Technische Systemvoraussetzungen

Für .BOSYS 2.2 gelten bestimmte Systemvoraussetzungen.
Beachten Sie bei der Verwendung von zusätzlichen Drittsystemen (AMADEUS Selling Plattform, Shop Holiday, IRIS.plus etc.) bitte auch die Vorgaben der jeweiligen Software-Anbieter.

Wichtige Systemvoraussetzungen zur Nutzung von .BOSYS 2.2.: Betriebssystem: Windows 10 (32 und 64 bit Home, Pro, Enterprise und Education), Windows 8.1, Windows 7 Professional & Home Premium (32 und 64 bit) Service Pack 1; Browser: Microsoft Internet Explorer 11
weitere Informationen stellen wir gerne zur Verfügung

 

Unterstützte Vertriebskanäle

Stationäre Reisebüros mit oder ohne Eigenveranstaltungen, OTA, Kooperationszentralen (Buchungszentrale)

 

Lizensierung

Alle .BOSYS Funktionen, die zur Einhaltung und Unterstützung des Anwenders im Rahmen der Pauschalreiserichtlinie notwendig sind, werden dem Anwender auf Basis seiner bestehenden Lizenz zur Verfügung gestellt, außer es handelt sich um optionale Zusatzprodukte (z.B. digitale Unterschrift, Dokumentenarchiv) oder um Ergänzungen von lizenzpflichtigen Drittanwendungen.

 

Datenübernahme aus Reservierungssystemen zur Aufbereitung der vorvertraglichen Informationspflichten

.BOSYS 2.2 übernimmt die Angebotsdaten aus BistroPortal, CosmoNaut, Amadeus TOMA und Amadeus Sellconnect, sowie zukünftig auch IRIS.plus. Auf Basis systemeigener Analysen werden in .BOSYS die durch Drittsysteme gelieferten Daten normiert und dann gegliedert als Detaildaten zur Verfügung gestellt. Damit verfügt der Anwender im Normalfalle über einen wesentlichen Teil der vorvertraglichen Informationen, muss aber u.U. auch individuelle Ergänzungen vornehmen.

 

Anwendungsfälle für eine automatische und manuelle Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Formblätter

Das wesentliche Tool für diese automatische Analyse ist die sog. ‚Urlaubsidee‘ innerhalb des .BOSYS Mid-Office. Hier werden grundsätzlich drei verschiedene Workflows zur Formblattanalyse abgebildet.

a) Bereits in der Angebotsphase wird das erforderliche Formblatt systemseitig ermittelt und dem Anwender zum Abruf bzw. zur Ausgabe vorgeschlagen.
b) Bei einer tatsächlichen Buchung eines Angebotes aus der ‚Urlaubsidee‘ erfolgt eine gezielte systemseitige Analyse für die gebuchte Leistung und das Formblatt wird automatisch, vor der Übergabe der Angebotsdaten an das CRS, ausgegeben.
c) Ein gezielter bzw. individueller Abruf eines gewünschten Formblatts (ohne Analyse von Angebots- und Buchungsdaten) ist jederzeit möglich.

 

Automatische Systemprüfung auf Buchungen eines Kunden innerhalb der letzten 24 Stunden in der selben Vertriebsstelle

Es werden innerhalb der letzten 24 Stunden gebuchte Leistungen auf Firmenebene berücksichtigt. Dabei erfolgt eine zusätzliche Prüfung über bereits erstellte Zahlungsbelege.

 

Erstellung von Formblättern für eigene Reiseveranstaltungen

Einer Formblattausgabe für verbundene Reiseleistungen durch das Reisebüro und eigenveranstaltete Pauschalreisen ist möglich.

 

Kommunikationswege

Alle Formblätter können für den Kunden ausgedruckt und direkt an diesen übergeben werden. Außerdem ist die direkte Versendung  des Formblatts als PDF bzw. Mail-Anhang aus .BOSYS heraus möglich (Voraussetzung ist das Dokumentenarchiv).

 

Protokollierung und Archivierung

Die Protokollierung der Formblattausgabe erfolgt direkt am Kundenprofil im ‚Tab Dokumente‘ und zusätzlich in der Kontakthistorie des Kunden. Das .BOSYS Beratungsprotokoll kann digital vom Kunden unterschreiben werden. Alle Dokumente können archiviert werden (Voraussetzung ist das Tool für digitale Unterschriften und das Dokumentenarchiv).

 

Abwicklung von Kunden mit Rahmenvertrag (Geschäftsreisen)

Die Abwicklung von Geschäftsreisen ist innerhalb des .BOSYS Mid-Office komfortabel möglich.

 

Kosten

Die Lizenzgebühren für .BOSYS 2.2 Mid- und Back-Office enthalten keine umsatzabhängige Komponente, sondern basieren auf einem monatlich festen Lizenzpreis. Dabei variieren diese je nach gewünschtem Leistungsumfang des Anwenders.

Für unabhängige Reisebüros oder Unternehmen außerhalb unseres Kundenkreises erstellen wir auf Anfrage gerne ein schriftliches Angebot. Als Partnerbüro unserer bestehenden Kunden können Angebote für die jeweilige Lösung über die Kooperationszentrale angefordert werden.

 

Ansprechpartner für Rückfragen und Bestellung

Für Rückfragen wenden Sie sich gerne an: vertrieb@bosys.info

Setzen Sie auf die Erfolgsfeatures

Setzen Sie auf die Erfolgsfeatures

.BOSYS steckt voller Features, die Ihren Reisevertrieb bestens unterstützen. Fünf verschiedene Softwarepakete stellen sicher, dass Sie genau die Funktionen erhalten, die bestmöglich zu Ihren Anforderungen passen. Und wenn Ihr Erfolg weiter wächst, wächst .BOSYS ganz flexibel mit.

Volle Kraft für Ihre Zentrale

.BOSYS bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Beratungs- und Buchungssysteme in einer Oberfläche und Plattform zusammenzuführen – auf Wunsch angepasst an Ihr individuelles Corporate Design. Auch ketten- oder kooperationsspezifische Web-Links und Extranet-Funktionen lassen sich problemlos einbinden. Durch diese Vernetzung können Sie Ihren angeschlossenen Reisebüros zudem ganz bequem die Möglichkeit bieten, an zentral gesteuerten Kampagnen teilzunehmen. Zudem profitieren Sie von der einheitlichen Normierung der verschiedenen Buchungs- und Umsatzdaten für statistischen Auswertungen und Analysen, was übergreifende Reportings ebenso erleichtert, wie eine daraus resultierende Option zum Controlling und zur Steuerung.

  • Normierung verschiedener Buchungs- und Umsatzdaten für statistische Analysen und Auswertungen (Reporting)
  • Zusammenführung von Beratungs- und Buchungssystemen in einer einheitlichen Oberfläche mit Ihrer CI/CD
  • Einbindung von ketten- und kooperationsspezifischen Web-Links/Extranet-Funktionen
  • Vermarktungs- und Aktionsflächen
  • Adressvalidierung und -anreicherung für Marketingzwecke
  • Umsetzung zentral unterstützter Marketing-Kampagnen

Kundendaten effizient verwalten

Für .BOSYS steht der Kunde/Reisende im Mittelpunkt – alles dreht sich um seine optimale Beratung, Betreuung und Bindung an das Reisebüro. Eine bestmögliche Kundenkenntnis ist im Reisevertrieb oft erfolgsentscheidend. Deshalb spielt die Kundendatenqualität in unserem ‚daily business‘ eine essenzielle Rolle. Mit Hilfe unserer Tools und Workflows sind personenspezifische Daten im Handumdrehen angelegt und um verschiedenste Zusatzinformationen und Marketingdaten erweiterbar. Dublettenprüfung und Adressvalidierung garantieren eine stets aktuelle und gut gepflegte Kundendatei.

  • Umfangreiche Kontaktdaten und Zusatzinformationen
  • Dublettenprüfung und Adressvalidierung
  • Hinterlegung von Marketingdaten
  • Anzeige der Buchungs- und Kontakthistorie
  • kundenbezogene Terminverwaltung
  • optimale Unterstützung Ihrer Pre- und After-Sales-Aktivitäten

Vorgangsverwaltung

.BOSYS bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten aus den Produktberatungssystemen direkt an Ihr Reservierungs- oder Buchungssystem zu übergeben. Selbst manuelle Leistungen, die nicht direkt über das CRS buchbar sind, lassen sich bequem und in wenigen Schritten erfassen. Alle Buchungen werden im Falle von Änderungen automatisch aktualisiert und stehen dem Anwender fortlaufend zur Verfügung. Auch nach Abreise des Kunden können Sie, dank des optionalen Dokumenten-Archivs sowie der Möglichkeit zum Hochladen externer Dokumente, dauerhaft auf diese zugreifen. So bleibt Ihre Verwaltung jederzeit up to date, transparent, übersichtlich und im Falle von Dokumenten auch ‚platzsparend‘.

  • direkte Datenübergabe wesentlicher Daten an das CRS oder Buchungssystem
  • schnelle Erfassung manueller Reiseleistungen und sonstiger Daten
  • Übernahme aller Leistungen in die integrierte Vorgangsdatenverwaltung
  • automatische Aktualisierung vorhandener Buchungen
  • umfangreiche Terminverwaltung
  • E-Mail In- und Outbound (optional)
  • Dokumenten-Archiv (optional), auch zum Hochladen externer Dokumente

Termine immer im Blick

Der Reisevertrieb ist auch ein Termingeschäft, bei dem es auf weit mehr ankommt, als nur die Reisedaten der Kunden im Blick zu haben. Oft sind die kleinen Dinge entscheidend, um Kunden auch langfristig zu binden. Beispielsweise einen per Post verschickten Glückwunsch zum Geburtstag. Dafür hilft es sehr, wenn Ihre Mitarbeiter und Anwender an solche ‚Kundenbindungsmaßnahmen‘ automatisch erinnert werden. Auf die smarte Terminverwaltung von .BOSYS ist Verlass – und der Kopf bleibt frei, um sich voll und ganz auf das Finden perfekter Reisen/Angebote und die Beratung der Kunden konzentrieren zu können.

  • automatisierte Anzeige von kunden- und vorgangsbezogenen Terminen
  • Überwachung individueller Termine und Aufgaben
  • Erinnerung an begleitende ‚Kundenbindungsmaßnahmen‘
  • Übersicht anstehender Kundengeburtstage
  • Kalenderansicht für eigene oder büroübergreifende Termine

Fließender Zahlungsverkehr

.BOSYS sorgt für einen transparenten Zahlungsverkehr: Von der Übersicht aller Verkaufsbelege, über Kostenausgangsrechnungen und Tagesabschlüsse, bis hin zu individuellen Zahlungslisten sind reibungslose Abläufe garantiert. Dabei können Sie sich zu jeder Zeit auf Systemsicherheit und eine laufende Nachverfolgung der generierten Daten verlassen.

  • Übersicht aller Verkaufsbelege
  • Komfortable und leicht zu erstellende Kostenausgangsrechnungen
  • Tagesabschluss direkt einsehbar und per Knopfdruck zu generieren
  • transparente Zahlungslisten

Marketing-potenzialE nutzen

Nutzen Sie das leistungsstarke und intuitiv bedienbare Kampagnentool von .BOSYS, um lokale Mailings durchzuführen oder zentral gesteuerte Marketing-Kampagnen aufzusetzen, an denen interessierte Reisebüros ganz einfach teilnehmen können. Automatisierte Bestenlisten liefern einen zusätzlichen Motivations-Boost.

  • zentral steuerbare Kampagnen
  • motivierende Bestenlisten
  • leistungsfähiges Kampagnentool zur Vorbereitung von Marketing-Aktionen
  • lokale Marketing-Maßnahmen für Reisebüros schnell umsetzbar

 

Auswerten, analysieren, optimieren

Wenn Sie beim Blick in die Zukunft lieber auf klare Fakten, als nur auf ein Bauchgefühl setzen wollen, wird .BOSYS Sie begeistern. Wie entwickeln sich die Umsätze im Tages-, Monats- oder Jahresvergleich? Gibt es offene Verwaltungsposten? Wo liegen vielversprechende Ansatzpunkte für künftige Marketing-Maßnahmen und wie gut performt die aktuelle Gutscheinkampagne? Die Auswertungsfunktionen von .BOSYS liefern Ihnen datenbasierte Antworten in Form leicht verständlicher Grafiken und Listen, mit denen Sie Ihr Business weiter voranbringen!

  • Umsatzauswertungen
  • übersichtliche Tages-/Monatsstatistiken
  • Jahresvergleiche
  • Verwaltung offener Posten anhand übersichtlicher Listen
  • Gutscheinliste

Back-office

.BOSYS bietet Ihnen alles, was Sie für ein effizientes Back-Office mit schlanken Prozessen brauchen. Dazu zählt neben umfangreichen Controlling-Funktionen auch die über bidirektionale Interfaces angebundene Finanzbuchhaltung unseres Partners SCOPEVISIO. Effektive Standardprozesse und eine automatische Provisionskontrolle nebst Buchung von elektronisch übernommenen Veranstaltungsabrechnungen, verbessern und beschleunigen Ihre Buchhaltung spürbar und aufwandssparend. Weitere Arbeitserleichterungen und noch mehr Zeitertrag versprechen die bequeme Datenübergabe an Dritte (Steuerberater, Finanzamt etc.) über die zertifizierten IDEA-, Elster- oder DATEV-Formate.
Sind Sie Kunden eines Fullservice-Dienstleisters oder nutzen Sie die Branchenprodukte von travel-BA.Sys(RBS) oder ta.ts(IBIZA), sind Sie mit .BOSYS ebenfalls bestens ausgestattet. Mit beiden Systemen arbeiten wir seit vielen Jahren erfolgreich zusammen und bieten qualifizierte Verbindungen zu diesen Partnern.

  • Schnittstellen und Verfahren zu Servicerechenzentren (RBS, IBIZA)
  • Integrierte und zertifizierte Finanzbuchhaltung (SCOPEVISIO)
  • vollständige Belegerfassung
  • automatische Provisionskontrolle und Buchung von elektronisch übernommenen Veranstalterabrechnungsdaten
  • automatisierte Prozesse zur Abwicklung standardisierter Geschäftsvorfälle
  • Datenübergabe an Dritte (IDEA, Elster, DATEV)